Ofta lägger man ner mycket tid och energi på att planera och förbereda inför den stundande konferensen. Detta är viktigt för att se till att man åstadkommer ett resultat som är positivt, förväntat och konstruktivt. Det många dock glömmer bort är att det är precis lika viktigt att i efterhand följa upp konferensen för att säkerställa att konferensen har varit lyckad. Här ger vi dig tips för uppföljning av er konferens på Lidingö.
Publicera mötesprotokollet
Det första du bör göra är att inom 24 timmar från avslutad konferens publicera mötesprotokollet och en eventuell handlingsplan. Det är enklare för andra att på ett effektivt sätt bidra om de genast kan sätta igång med åtgärdspunkterna. Med konferensen i färskt minne kommer de sannolikt vara entusiastiska och redo att sätta igång. Om det dröjer innan mötesprotokollet publiceras kommer det att leda till försämrat resultat, eftersom de flesta väntar tills protokollet har kommit innan de börjar med sina åtaganden.
Följ upp på ett effektivt sätt
Genom att vara uppmärksam på deadlines, och respektera dessa, kommer du ha bättre förutsättningar för att nå önskat resultat. Deadline sattes under konferensen, och efteråt bör varje person med en åtgärdspunkt följa upp genom att ta fram en plan för uppfyllandet av sina åtaganden. Oavsett om det handlar om att anteckna de olika stegen i sitt planeringsschema, delegera uppgifter till andra anställda eller helt enkelt att göra klart uppgiften, är deltagarna ansvariga för uppföljning på individnivå.
Även du som har planerat konferensen är ansvarig för din del av uppföljningen. Du kan med fördel göra en uppföljning med alla deltagare som har åtgärdspunkter. Ditt mål är att se till så framsteg görs och att säkerställa att uppgifterna är pågående. Det du ber om kommer åstadkommas, vilket är viktigt att komma ihåg.
Ansvar för uppföljning under nästa möte
Om du någon gång har deltagit i ett uppföljningsmöte där alla deltagare har berättat för gruppen varför de har misslyckats att uppfylla sina åtaganden, är du medveten om att detta förfarande sällan ger särskilt bra resultat. Se hellre till att alla deltagare tidigt känner till att de kommer hållas ansvariga för att åstadkomma resultat. Gör sedan en uppföljning, men se till att deltagarna är medvetna om att det inte är acceptabelt att misslyckas med att hålla sina åtaganden. Be deltagarna rapportera om såväl framsteg som utfall nästa gång ni träffas och förvänta dig att alla har lyckats uppfylla sina åtaganden.
